Defter-Beyan

Sistem içerisinde “Sistem Yönetimi” alanında “Kullanıcı Ekle” kısmında alt kullanıcı yetkisi verilmek istenilen kişinin T.C. Kimlik Numarası yazıldıktan sonra, sorgula butonuna tıklanarak, Sosyal Güvelik Kurumuna kayıtlı çalışan-işveren ilişkisi olmak kaydıyla alt kullanıcı tanımlaması yapılabilmektedir. "Kullanıcı Listele" alanından girişi yapılan alt kullanıcı bilgilerine ulaşılabilmekte ve Sistem içerisinden şifre oluşturulduktan sonra “Yetkilendirme İşlemleri” alanından tanımlanmış olan kullanıcılara Sistemin menülerinin kullanımını konusunda yetki verilebilmektedir.

Sistem içerisinde “Sistem Yönetimi”  başlığı altında  yer alan “Yetkilendirme İşlemleri”  bölümü üzerinden yetkilendirilmek istenen alt kullanıcı ve “Toplu Yetkilendirme” seçeneği seçilerek tüm mükellefler adına işlem yapmak üzere yetki verilebilir.

Sistem içerisinde “Sistem Yönetimi” alanında “Kullanıcı Ekle” kısmında alt kullanıcı yetkisi verilmek istenen (bir ortaklığın ortağı olan) kişinin “T.C. Kimlik Numarası” yazıldıktan sonra, sorgula butonuna tıklanarak ortaklık ilişkisi olmak kaydıyla alt kullanıcı tanımlaması yapılabilmektedir.

“Kullanıcı Listele” alanından giriş yapılan alt kullanıcı bilgilerine ulaşılabilmekte ve Sistem içerisinden şifre oluşturulduktan sonra “Yetkilendirme İşlemleri” alanından tanımlanmış olan kullanıcılara Sistemin menülerinin kullanımını konusunda yetki verilebilmektedir.

“Meslek odası” veya “meslek mensubu” gelir vergisi yönünden bağlı bulunduğu vergi dairesine başvurarak yanında sigortalı olarak çalışan işçisini Defter-Beyan Sistemine alt kullanıcı olarak tanımlayabilmektedir.

Tanımlaması yapılan çalışanının Sistemi kullanabilmesi için işverenin, Sistem üzerinden “Sistem Yönetimi” başlığı altından çalışanı için şifre üretmesi ve yetkilendirme yapması gerekmektedir.

Vergi dairesi aracılığıyla alt kullanıcı tanımlaması yapılabilmesi için yeni işe başlayan işçilerde “İşe Başlama Bildirgesi” nin, öteden beri işverenin yanında sigortalı olarak çalışanlarda ise “Son Aya Ait Sosyal Güvenlik Kurumu Hizmet Bildirgesi” nin vergi dairesine ibraz edilmesi zorunludur.

Sistemde alt kullanıcı olarak eklenen Sosyal Güvelik Kurumuna kayıtlı çalışan personelin beyanname onaylama yetkisi bulunmamaktadır.

Sisteme giriş ekranından ( https://portal.defterbeyan.gov.tr/auth/login) “Alt Kullanıcı” kısmı seçilerek “Ana Kullanıcının Vergi Kimlik Numarası”, “Alt Kullanıcının T.C. Kimlik Numarası” ve Sistem üzerinden üretilen “Şifre” bilgileri ile giriş yapılabilmektedir.

Sistem içerisinde “Sistem Yönetimi” alanında “Kullanıcı Listele” kısmındaki “İşlemler” bölümünde yer alan “Kullanıcı Sil” butonuna basılarak alt kullanıcı silinebilir.

Defter-Beyan Sisteminde berat uygulaması olmadığı gibi e-Defter uygulamasında olduğu gibi dönemsel olarak berat yükleme gibi bir işlem de bulunmamaktadır.

Excel formatında oluşturulan gelir ve gider listelerinin Sisteme aktarımı mümkün değildir.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde “Sistem Yönetimi” başlığı altında yer alan “Dış Sistem Kullanıcı Tanımlama” menüsü tıklanarak “Entegratör Seçimi” alanından Sisteme entegrasyon sürecini tamamlamış olan yazılımlardan istenilen bir tanesi seçilerek bu yazılım üzerinden Sisteme gelir ve gider kayıtları aktarılabilecektir.

Evet, Z raporlarının kaydı için belirlenen formatta hazırlanan Excel dosyası ile Sisteme kayıt yapılabilir. Müşterinin/üyenin sayfasındayken “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Toplu Gelir Belgesi Ekle” menüsü tıklanarak “İşletme Z Raporu Veri Formatı”nı içeren “örnek Excel şablonu”na ulaşılır. Kaydedilecek verilerin bu şablon üzerinden hazırlanmasından sonra, “Excel Göster” butonuna basılarak ya da ilgili yere “Sürükle Bırak” ile hazırlanan dosya eklenerek bilgiler Sistemde görülebilir ve “Kaydet” butonu ile kayıt tamamlanabilir.

Evet, Perakende Satış Fişleri kaydı için belirlenen formatta hazırlanan Excel dosyası ile Sisteme kayıt yapılabilir. Müşterinin sayfasındayken “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Toplu Gelir Belgesi Ekle” menüsü tıklanarak “İşletme Perakende Satış Fişi Veri Formatı” nı içeren “örnek Excel şablonu” na ulaşılır. Kaydedilecek verilerin bu şablon üzerinden hazırlanmasından sonra, “Excel Göster” butonuna basılarak ya da ilgili yere “Sürükle Bırak” ile hazırlanan dosya eklenerek bilgiler Sistemde görülebilir ve “Kaydet” butonu ile kayıt tamamlanabilir.

Evet, Faturaların kaydı için belirlenen formatta hazırlanan Excel dosyası ile Sisteme kayıt yapılabilir. Müşterinin/üyenin sayfasındayken “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Toplu Gelir Belgesi Ekle” menüsü tıklanarak “İşletme Fatura Veri Formatı”nı içeren “örnek Excel şablonu”na ulaşılır. Kaydedilecek verilerin bu şablon üzerinden hazırlanmasından sonra, “Excel Göster” butonuna basılarak ya da ilgili yere “Sürükle Bırak” ile hazırlanan dosya eklenerek bilgiler Sistemde görülebilir ve “Kaydet” butonu ile kayıt tamamlanabilir.

Evet, Perakende Satış Fişleri kaydı için belirlenen formatta hazırlanan Excel dosyası ile Sisteme kayıt yapılabilir. Müşterinin/üyenin sayfasındayken “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Toplu Gelir Belgesi Ekle” menüsü tıklanarak “Basit Usul Perakende Satış Fişi Veri Formatı” nı içeren “örnek Excel şablonu” na ulaşılır. Kaydedilecek verilerin bu şablon üzerinden hazırlanmasından sonra, “Excel Göster” butonuna basılarak ya da ilgili yere “Sürükle Bırak” ile hazırlanan dosya eklenerek bilgiler Sistemde görülebilir ve “Kaydet” butonu ile kayıt tamamlanabilir.

Evet, gün sonu hasılatlarının kaydı için belirlenen formatta hazırlanan Excel dosyası ile Sisteme kayıt yapılabilir. Müşterinin/üyenin sayfasındayken “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Toplu Gelir Belgesi Ekle” menüsü tıklanarak “Basit Usul Gün Sonu Hasılatı Veri Formatı”nı içeren “örnek Excel şablonu”na ulaşılır. Kaydedilecek verilerin bu şablon üzerinden hazırlanmasından sonra, “Excel Göster” butonuna basılarak ya da ilgili yere “Sürükle Bırak” ile hazırlanan dosya eklenerek bilgiler Sistemde görülebilir ve “Kaydet” butonu ile kayıt tamamlanabilir.

Evet, Z raporlarının kaydı için belirlenen formatta hazırlanan Excel dosyası ile Sisteme kayıt yapılabilir. Müşterinin/üyenin sayfasındayken “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Toplu Gelir Belgesi Ekle” menüsü tıklanarak “Basit Usul Z Raporu Veri Formatı”nı içeren “örnek Excel şablonu”na ulaşılır. Kaydedilecek verilerin bu şablon üzerinden hazırlanmasından sonra, “Excel Göster” butonuna basılarak ya da ilgili yere “Sürükle Bırak” ile hazırlanan dosya eklenerek bilgiler Sistemde görülebilir ve “Kaydet” butonu ile kayıt tamamlanabilir.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde yer alan “Mali Müşavir İşlemleri/Oda İşlemleri” başlığı altında yer alan “Mükellef Yönetimi” menüsü tıklanarak “Mükellef Seçimi” bölümünde müşteri/üye seçilerek “Hızlı Geçiş Yap” butonuna basıldığında söz konusu müşterinin/üyenin sayfasına geçiş yapılabilir.İstenirse hızlı geçiş işlemleri, mükellef unvanı üzerine tıklanarak da yapılabilir.

Mükellef yönetimi listesinden silme işleminin gerçekleşebilmesi için seçmiş olduğunuz mükellef ile aktif bir sözleşmenizin bulunmaması gerekmekte olup aynı zamanda sözleşmenin iptal ve/veya sona erme tarihinden itibaren 90 günlük süresinin doldurulması gerekmektedir.

1.01.2022 tarihinden itibaren  “Bilanço Usulü Esasına” göre göre defter tutan mükellefiyet statüsünden “İşletme Hesabı Esasına”   göre defter tutacak mükellefiyet statüsüne geçiş yapacak mükelleflerin; 01.01.2022 tarihinden itibaren; https://basvuru.defterbeyan.gov.tr/ adresinden başvuru yapmaları ve Sisteme https://portal.defterbeyan.gov.tr/ adresi üzerinden giriş yaparak karşılama ekranına onay vermeleri gerekmektedir.

1.1.2022 tarihinden itibaren Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde “Sistem Yönetimi" başlığı altında yer alan “Defter İşlemleri” menüsü tıklanarak, sırasıyla “2022 yılı ve İşletme Defteri” seçilerek   “İşlem Yap” ve  “Bilançoya Geçiş Yap” butonu tıklanır ve ardından gerekli bilgi girişleri yapıldıktan sonra onaylanarak bilanço statüsüne geçiş işlemi tamamlanır.

Sistemi kullanmakta iken, mesleki/ticari faaliyetine son veren mükellefler, yılbaşından terk tarihine kadar olan yükümlülüklerini (gelir-gider kaydetme, beyanname gönderme gibi) yerine getirmek için Sistemi kullanabileceklerdir.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra sağ üstte yer alan "İşletme Defterine veya Serbest Meslek Defterine Geç" butonuna tıkanıldığında ilgili deftere geçiş sağlanmaktadır.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde “Sistem Yönetimi" başlığı altında yer alan “Defter İşlemleri” menüsü tıklanarak,  “Defter İşlemleri”nden” işlem yapılmak istenen dönem ve defter seçilerek, “işlem yap” butonu tıklanır. Diğer taraftan, “Varsayılan Olarak Ayarla” seçimi yapılır ise, tekrar değişiklik yapılıncaya kadar Sisteme her girişte seçilen dönem ve defter üzerinde işlem yapılır.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, sol menüde “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Defter” menüsü tıklanarak defter türü seçilir. Başlangıç ve bitiş tarihlerinden hangi aralıkta defter oluşturulmak isteniyorsa seçim yapılarak “Görüntüle” butonuna basıldığında defter görüntülenebilir.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Hesap Özeti” menüsü tıklanarak hesaplama türü “ticari” veya “mali” seçilir. Başlangıç ve bitiş tarihlerinden hangi aralıkta hesap özeti oluşturulmak isteniyorsa seçim yapılarak “Oluştur” butonuna basıldığında hesap özeti görüntülenebilir.

1 Seri no.lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde dönemsellik kavramı; “İşletmenin sürekliliği kavramı uyarınca sınırsız kabul edilen ömrünün, belirli dönemlere bölünmesi ve her dönemin faaliyet sonuçlarının diğer dönemlerden bağımsız olarak saptanmasıdır” şeklinde ifade edilmiştir.

Dönemsellik ilkesi kapsamında gider kalemlerinin kaydedilmesi, basit usul,  işletme ve çiftçi işletme defterleri için mümkün bulunmaktadır.

İnternet Vergi Dairesi uygulamasına “Aracılık ve Sorumluluk Sözleşme” bilgi girişleri yapılırken sözleşme başlama zamanı ve sözleşme bitiş tarihinin birbiri ile çakışmayacak şekilde girişinin yapılması gerekmektedir.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde yer alan “Sabit Kıymet Yönetimi” başlığı tıklanır ve ilgili başlıklardan sabit kıymet işlemlerine devam edilir.“Sabit Kıymet Yönetimi” nin kullanımına ilişkin bilgilere https://www.defterbeyan.gov.tr/tr/yardim/kilavuz adresinde yer alan Kılavuzdan erişilebilir.

Amortismana tabi iktisadi kıymetlere ilişkin işlemler, 1/1/2019 tarihinden itibaren zorunlu olarak Sistemde yer alan “Sabit Kıymet Yönetimi” menüsü üzerinden takip edilecektir.

Aynı belge üzerinde yer alan farklı KDV oranlarının tek bir kayıt ile sisteme giriş yapılması amacı ile oluşturulan bir fonksiyondur.

Giderlerin doğru belge türleri ile kaydedilebilmesi ve hızlı kayıt yapılabilmesi amacıyla kayıt alt türleri belge türlerine göre farklılık göstermektedir.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüdeki “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gider Ekle” menüsünden “Gider Kalemleri” bölümünün üst satırında bulunan “Hızlı Kayıt Türleri” butonu tıklanıp uygun “gider türü” nün seçilmesi ve tutar bölümünün doldurulması ile kayıt işlemi yapılır.

Gider Kalemleri” bölümünde yer alan “normal alım”, “gider kayıt türü”, “gider kayıt alt türü”, “KDV oranı” ve “stopaj kodu” bilgileri seçilen “hızlı kayıt türü” ne bağlı olarak Sistem tarafından seçilmektedir. Bununla birlikte söz konusu bilgilerin manuel (elle) değiştirilmesi mümkündür.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Raporlar” menüsü tıklanarak “Gelir Liste Raporu” veya “Gider Liste Raporu” seçilir. “Rapor Alanları” bölümünde sabit parametrelere uygun “Filtreleme Tipi” ve “Değer” kısmına tutar girilerek “Excel Çıktısı Al” ya da “PDF Çıktısı Al” butonlarına basılarak rapor alınabilmektedir. Ayrıca “Yeni Filtre Ekle” butonuna basılarak yeni filtreleme alanları belirlenebilir.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, sol menüde bulunan “Sistem Yönetimi” başlığı altında yer alan “Ayarlar” menüsü tıklanarak, “güncelleme” ve “silme” işlemi yapılabilir. Ancak “gelir kayıt alt türünün” silinebilmesi için, söz konusu “alt tür” ile daha önce herhangi bir kayıt yapılmamış olması gerekir.

Sisteme giriş yaptıktan sonra sol menüde yer alan “Mali Bilgilerim” başlığı altındaki “Yetki İşlemleri” menüsü üzerinden hangi bilgilerin sözleşeme imzalanan “Meslek Mensubu” ya da “Meslek Odası” tarafından görülmesi isteniyorsa, o bilgiler için yetkilendirme yapılması gerekmektedir.

Bu yetkilendirmenin ardından “Meslek Mensubu” ya da “Meslek Odası” mükellefin sayfasında yer alan “Mali Bilgilerim” başlığı altındaki kendisine yetki verilmiş bilgileri görüntüleyebilir.

Sisteme giriş için ihtiyaç duyulan kullanıcı kodu ve şifre https://ivd.gib.gov.tr adresinde yer alan “Kayıt Ol” bölümünden alınabilir.

Sisteme giriş yaptıktan sonra sol menüde yer alan “Mali Bilgilerim” başlığı altından “Verilen” ya da “Alınan” “e-SM Makbuzu” veya “e-Arşiv Fatura” bilgileri görüntülenebilir. Sisteme giriş için ihtiyaç duyulan kullanıcı kodu ve şifre https://ivd.gib.gov.tr adresinde yer alan “Kayıt Ol” bölümünden alınabilir.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Defter” menüsü tıklanarak “Defter Bilgisi” bölümünde “Güncellenen ve Silinen Kayıt Detayları” kısmında “Rapora Ekle” radyo butonu açık şekilde “Görüntüle” butonuna basılarak kayıtlar görüntülenebilir.

“Excel Çıktısı Al” ve “PDF Çıktısı Al” butonlarına basılarak da, silinmiş ve güncellenmiş kayıtlar bilgisayara indirilir ve çıktı alınabilir.

Daha önce Sisteme kaydedilen gelir ya da gider belgeleri güncellenmek istendiğinde, sol menüde “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gelir Listele” ve “Gider Listele” menüleri tıklanarak “Gelir Ayrıntısı” ile “Gider Ayrıntısı” kutucuklarında “Belgeye Git” butonuna basıldığında açılan ekranda “Eklenen Gelirler” ile “Eklenen Giderler” kısmının altına tek tıklanması ile birlikte “Belge Bilgisi” bölümünde “Deftere Kayıt Tarihi”, “Belge Tarihi” ve “Belge Türü” dışındaki alanlar ile “Gelir Kalemleri” ve “Gider Kalemleri” bölümlerinde istenilen değişiklikler yapıldıktan sonra öncelikle “Satır Güncelle” daha sonra “Belgeyi Güncelle” butonlarına tıklanarak belge güncellenebilecektir.

Daha önce Sisteme kaydedilen gelir ya da gider belgeleri silinmek istendiğinde, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gelir Listele” ve “Gider Listele” menüleri tıklanarak “Gelir Ayrıntısı” veya “Gider Ayrıntısı” kutucuklarında “Belgeye Git” butonuna tıklandığında açılan ekranda sağ alt köşede yer alan “Belgeyi Sil” butonuna tıklanarak belge silinebilir.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde “Oda İşlemleri” başlığı altında yer alan “Mükellef Yönetimi” menüsü tıklanarak “Mükellef Seçimi” bölümünden üye seçilerek “Hızlı Geçiş Yap” butonuna basıldığında seçilen üyenin sayfasına geçiş yapılacaktır.

Sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gelir Listele” ve “Gider Listele” menüleri tıklanarak “Gelir Ayrıntısı” ile “Gider Ayrıntısı” kutucuklarında “Belgeye Git” butonuna basıldığında açılan ekranda “Eklenen Gelirler” ile “Eklenen Giderler” kısmının altına tek tıklanması ile birlikte “Belge Bilgisi” bölümünde “Deftere Kayıt Tarihi”, “Belge Tarihi” ve “Belge Türü” dışındaki alanlar ile “Gelir Kalemleri” ve “Gider Kalemleri” bölümlerinde istenilen değişiklikler yapıldıktan sonra öncelikle “Satır Güncelle” daha sonra “Belgeyi Güncelle” butonlarına basılarak belge güncellenebilecektir.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde “Oda İşlemleri” başlığı altında yer alan “Mükellef Yönetimi” menüsü tıklanarak “Mükellef Seçimi” bölümünden üye seçilerek “Hızlı Geçiş Yap” butonuna basıldığında seçilen üyenin sayfasına geçiş yapılacaktır.

Sol menüde “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gelir Listele” ve “Gider Listele” menüleri tıklanarak “Gelir Ayrıntısı” ile “Gider Ayrıntısı” kutucuklarında “Belgeye Git” butonuna basıldığında açılan ekranda sağ alt köşede yer alan “Belgeyi Sil” butonuna basıldığında ilgili belge silinecektir.

Sistem üzerinden KDV Beyannamesi onaylandıktan sonra veya herhangi başka bir zamanda defter onaylanması/oluşturulması gibi bir işlem yapılması söz konusu değildir.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gelir Ekle” ve “Gider Ekle” menüleri tıklanarak “Belge Bilgisi” bölümünde belge türü uygun olan herhangi bir seçenek seçildikten sonra “Gelir Kalemleri” ile “Gider Kalemleri” bölümlerinden ilgili alanlar sırasıyla doldurulur ve “Satır Ekle” butonu tıklandığında “Eklenen Gelirler” ve “Eklenen Giderler” kısmının altında “Tüm Belgeyi Görüntüle” butonuna basılarak görüntüleme sağlanır.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, sol menüde yer alan “Sistem Yönetimi” başlığı altında yer alan “Ayarlar” menüsü tıklandığında gelir kayıt alt türleri listelenebilecektir. Ayrıca buradan da ilgili alt tür için silme ve güncelleme işlemi yapılabilir.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, sol menüde “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gelir Ekle” menüsü tıklanarak “Gelir Kalemleri” kısmında “Gelir Kayıt Türü” alanından uygun olanlar seçilerek “Gelir Kayıt Alt Türü” kısmına gelindiğinde, eklenmek istenilen tür yazılarak “Yeni ekle” butonuna basılır ve istenilen yeni alt tür Sisteme eklenebilir.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, sol menüde yer alan “Mali Müşavir İşlemleri” başlığı altında yer alan “Beyanname İşlemleri” menüsü tıklandığında “Mali Müşavir Beyanname Yönetim Ekranı” sayfasında “Beyannameler” kısmındaki “İşlemler” alanında “B” (beyanname) ve “T” (tahakkuk fişi) “pdf” simgelerine tıklanarak söz konusu çıktılar alınabilir.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gelir Listele”, “Gider Listele” veya “Defter” menüleri tıklandığında “Excel Çıktısı Al” ve “PDF Çıktısı Al” butonlarına basılarak, bilgisayara indirilir ve çıktı alınabilir.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, “Mükellef Bilgileri” sayfasında yer alan “Sık Kullanılanlar” başlığı tıklanarak, hangi alana geçiş yapılmak isteniyorsa üzerine gelinip tıklanır.

Sistem içerisinde “Sistem Yönetimi” bölümünden “Defter İşlemleri” menüsü üzerinden kullanılmak istenilen defter türü seçilerek aç butonuna basılıp ilgili defter için onay tarihi belirlenerek defter eklenebilmektedir (öteden beri faaliyetine devam edenler için 1.1.2018 tarihi seçilebilir. Söz konusu defterin ilave olarak başlanılan faaliyet ilişkin olması halinde işe başlama tarihi, yeni vergi türünün -örneğin damga vergisi- açtırılması halinde ise mükellefiyetin başladığı tarih esas alınmalıdır). Damga Vergisi Defterinin kullanılmak istenmesi halinde öncelikle gelir vergisi yönünden bağlı bulunulan vergi dairesinden sürekli damga vergisi mükellefiyetinin açtırılması gerekmektedir. Diğer taraftan, Sistemde sağ üst köşedeki alandan ilgili deftere geçiş yapılabilmektedir.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde yer alan "Muhasebe Bilgileri" başlığı altında bulunan “Gelir Listele” ve “Gider Listele” menüleri tıklanarak “Liste Bilgisi” bölümünde uygun olan “Stopaj ve KDV Oranı” seçilerek "Oluştur" butonuna tıklandığında, söz konusu listelere ulaşabilirsiniz.

“Oluştur” butonu Sisteme girilen gelir ve gider belgelerinin anlık olarak gösterilmesini ifade etmektedir. “Oluştur” butonu, girilen kayıtların Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmesi anlamına gelmemektedir.

Sistemde “Mali Müşavir İşlemleri” altında yer alan “Mükellef Yönetimi” alanından ilgili mükellefin vergi kimlik numarası yazılarak "Mükellefi Ekle" ifadesi tıklandığında başvurusu yapılmış olan mükellefler listeye eklenebilecektir.

Serbest meslek adi ortaklıkları, sahip oldukları kullanıcı kodu ve şifre bilgilerini kullanarak Sisteme giriş yapıp, gelir ve gider kayıtlarını işleyerek defterlerini oluşturabilecek ve vermekle yükümlü oldukları beyannameleri Sistem üzerinden gönderebileceklerdir.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gelir Listele” ve “Gider Listele” ifadeleri altında belge bilgisi kriterleri tanımlanarak görüntüleme yapabilir.

Bu şekilde listelenen kayıtlar üzerinde ilgili satıra tek tıklama ile açılan ekranda detayları görüntülenebilir, belgede ya da kayıtta düzenleme yapılacaksa “Belgeye Git” ifadesi tıklanarak ilgili belge detayına gidilerek düzenleme yapılabilmektedir.

Defter ve kayıtlara rakam veya yazıların yanlış girilmesi durumunda, Tebliğde kayıt zamanına ilişkin olarak belirlenen süreler zarfında, Sistem üzerinden yanlış kayıt güncellenebilecek veya iptal edilerek doğru kayıt aynı yöntemle tekrar girilebilecektir.

Kullanıcı kodu ve şifresi bulunmayan meslek mensupları 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ekinde yer alan “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık Yetkisi Talep Formu”nu, meslek odaları ise 15 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Sirküleri ekinde yer alan “Basit Usulde Vergilendirilen Mükelleflerin Beyannamelerinin Elektronik Ortamda Gönderilmesine Aracılık Yetkisi Talep Formu”nu doldurmak suretiyle bağlı oldukları vergi dairesine müracaat ederek kullanıcı kodu ve şifre temin edebileceklerdir.

Mükellefler adına Sistem üzerinden işlem yapabilmek için meslek mensuplarının bu mükellefler ile 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ekinde yer alan “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi”ni, meslek odalarının ise 486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğin ekinde (Ek:1) yer alan “Defter-Beyan Sistemi Kullanımı Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi (Meslek Odaları ile Basit Usulde Vergilendirilen Üyeleri İçin)”ni imzalamaları ve 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin (V-2) numaralı bölümünde düzenlenen usul ve esaslar çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığına bildirmeleri gerekmektedir.

Sistemin usul ve esaslarını belirleyen 486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin yürürlüğe girdiği tarihten önce vergi dairelerinden elektronik beyanname gönderebilmek için temin edilen kullanıcı kodu ve şifre bilgisi ile Sisteme giriş yapılabilecektir.

Hem serbest meslek kazancı hem de işletme hesabı esasına göre tespit edilen ticari kazancı bulunan mükellefler Sistem içerisinde kaydedecekleri gelir ve giderlerini, bunların ilişkili olduğu faaliyetine uygun olarak ilgili deftere kaydedecektir. Kayıtların hangi defteri yapılacağı Sistem içerisinde seçilecek belirlenecektir.

Defterlere, ait oldukları takvim yılına ilişkin gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken ayı izleyen ikinci ayın sonuna kadar, Başkanlık tarafından elektronik ortamda kapanış onayı yapılır.

Defter-Beyan Sisteminde noter tasdiki aranmayacaktır. İlk defa veya yeniden işe başlama ile sınıf değiştirme hallerinde defterleri kullanmaya başlamadan önce, sonraki faaliyet dönemlerinde ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından elektronik olarak yapılır.

Gelir ya da gider belgelerinin Sisteme kaydedilmesi sırasında “Açıklama” bilgisinin girilmesi ihtiyaridir.

Belge bilgisi girişlerinde, açıklama alanına bilgi girilmesi ihtiyaridir. Söz konusu alana açıklama bilgisi girmek isteyenler, “Açıklama Ekle” butonuna basarak bu alanı görünür kılıp, istedikleri bilgileri girebilirler.

Daha önce Sisteme kaydedilen gelir ya da gider belgelerinin kayıt geçmişi görüntülenmek istenildiğinde sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gelir Listele” veya “Gider Listele” menüleri tıklanarak “Gelir Ayrıntısı” ile “Gider Ayrıntısı” kutucuklarındaki “Kayıt Geçmişi Görüntüle” butonuna basıldığında açılan ekrandan kayıt geçmişi görüntülenebilir.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Defter” menüsü tıklanarak “Defter Bilgisi” alanında “Defter Türü” “Damga Vergisi Defteri” seçilerek “Başlangıç Tarihi” ve “Bitiş Tarihi” “Gider” ile “Gelir” radyo butonları açık şekilde “Görüntüle” butonuna basıldıktan sonra oluşan Defterde “Excel Çıktısı Al” veya “PDF Çıktısı Al” butonlarına basılarak hazırlanan Defter bilgisayara indirilebilir ya da çıktı alınabilir.

Daha önce Sisteme kaydedilen damga vergisi kayıtları güncellenmek istenildiğinde sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Defter” menüsü tıklanarak “Defter Bilgisi” alanında “Defter Türü” “Damga Vergisi Defteri” seçilerek “Başlangıç Tarihi” ve “Bitiş Tarihi” “Gider” ile “Gelir” radyo butonları açık şekilde “Görüntüle” butonuna basıldıktan sonra oluşan “Damga Vergisi Defteri” alanında herhangi bir kaydın üzerine tıklandığında “Defter Ayrıntısı kutucuğunda” “Belgeye Git” butonuna basılarak açılan ekranda sağ alt köşede yer alan “Sözleşmeyi Güncelle” butonuna tıklanarak kayıtlar güncellenebilir.

Daha önce Sisteme kaydedilen damga vergisi kayıtları silinmek istenildiğinde sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Defter” menüsü tıklanarak “Defter Bilgisi” alanında “Defter Türü” “Damga Vergisi Defteri” seçilerek “Başlangıç Tarihi” ve “Bitiş Tarihi” “Gider” ile “Gelir” radyo butonları açık şekilde “Görüntüle” butonuna basıldıktan sonra oluşan “Damga Vergisi Defteri” alanında herhangi bir kaydın üzerine tıklandığında “Defter Ayrıntısı” kutucuğunda “Belgeye Git” butonuna basılarak açılan ekranda sağ alt köşede yer alan “Sözleşmeyi Sil” butonuna tıklanarak kayıtlar silinebilir.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Defter” menüsü tıklanarak “Defter Bilgisi” alanında “Defter Türü” “Damga Vergisi Defteri” seçilerek “Başlangıç Tarihi” ve “Bitiş Tarihi” “Gider” ile “Gelir” radyo butonları açık şekilde “Görüntüle” butonuna basılarak kayıtlar görüntülenebilir.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Damga Vergisi Ekle” menüsü tıklanarak “Damga Vergisi” alanında “Belge Bilgisi” bölümünde “Düzenlenme Tarihi” seçilerek “T.C. Kimlik Numarası” veya “Vergi Kimlik Numarası” bölümünün doldurulması durumunda “Soyadı/Unvan”, “Ad/Unvan Devamı” ve “Vergi Dairesi” alanları bilgileri otomatik gelmektedir. “Damga Vergisi” alanında “Sözleşme No”, “Türü/Kodu” ve “İçerdiği Belli Para” alanları doldurularak “Kaydet” veya “Kaydet ve Devam Et” butonlarına basılarak sözleşmeye ilişkin bilgiler “Damga Vergisi Defteri”ne kaydedilebilecektir.

Hizmet alış ve satış türleri muhasebe yazılımları üzerinden tanımlanabilir ve tanımlanan bu türler ile yapılan kayıtlar yine muhasebe yazılımları üzerinden Sisteme gönderilebilir.

19/10/2021 tarihli ve 31633 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 532 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Tebliğiyle, 486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin “Kayıt zamanı” başlıklı 7 nci maddesinde değişiklik yapılmıştır.

Söz konusu düzenlemeyle, Sistem kapsamında olan mükelleflere ilişkin vergisel ve ticari işlem kayıtları, Mezkûr Genel Tebliğin 13 üncü maddesinde belirtilen Sistemi kullanma yetkisi bulunan mükellef, meslek mensubu ya da meslek odası (kullanıcılar) tarafından, öteden beri olduğu şekilde, elektronik ortamda, Sisteme kayıt yapılmak suretiyle yerine getirilebileceği gibi, “İşletme Hesabı Esasına göre defter tutan mükellefler ile Serbest Meslek Kazancı Defteri tutan mükellefler için (söz konusu yetkili kullanıcıları tarafından) birer aylık dönemlere ilişkin vergisel ve ticari işlemlerin Sisteme kayıt işlemlerinin;

-Kayıtlarını, ayrıca 213 sayılı Kanunun 219 uncu maddesinde belirtilen ve defter kaydı yerine geçen belgelere dayanarak yürüten mükellefler bakımından, işlemlerin ait olduğu ayı izleyen ikinci ayın 15 inci günü sonuna kadar,

- Diğer mükellefler bakımından, işlemlerin ait oldukları aya ait katma değer vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son günün sonuna kadar,” girilmesi gerekmektedir.