Defter-Beyan

Serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükelleflerin kayıtlarının elektronik ortamda tutulması, bu mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların defterlerinin bu kayıtlardan hareketle oluşturulmasına, saklanmasına ve ibrazına, vergi beyannameleri, bildirim ve dilekçelerin elektronik ortamda Başkanlığın elektronik beyan ve bildirim sistemleri aracılığıyla verilebilmesi amacıyla geliştirilen Sistemdir.

Sisteme giriş yapılarak gelir ve gider kayıtları elektronik ortamda gerçekleştirebilir, defterler bu kayıtlardan hareketle elektronik ortamda oluşturabilir, saklanabilir ve beyannameler hazırlanarak ve onaylanabilecektir.

• Bir muhasebe programına ihtiyaç duyulmaksızın internetin olduğu her yerden vergisel ve ticari işlemlerin elektronik ortamda kayıt altına alınabilmesi.
• Kırtasiyeciliği azaltması.
• Defter tasdikine ihtiyaç duyulmaması.
• Defterleri muhafaza etmeye yönelik maliyetlerin ve bürokratik işlemlerin azaltılması.
• Kayıt dışı ekonomi ile etkin bir şekilde mücadele edilmesi.
• Vergiye gönüllü uyum seviyelerinin artırılması.

• Serbest Meslek Kazancı Elde Eden Mükellefler
• Basit Usule Tabi Mükellefler
• İşletme Hesabı Esasına Göre Defter Tutan Mükellefler

Basit usule tabi mükellefler ile serbest meslek erbapları (noterler ile noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar hariç) 1/1/2018, diğer mükellefler ise 1/1/2019 (serbest meslek kazanç defteri yanında işletme hesabı esasına göre defter tutanlar açısından 1/1/2018) tarihinden itibaren Sistemi kullanılması zorunludur.

Sistemi kullanmaya başlayacak mükellefler www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden veya gelir vergisi yönünden bağlı bulundukları vergi dairesi aracılığıyla başvuru yapmaları gerekmektedir.

Sisteme giriş sırasında kullanılacak şifre bilgisi, mükellef veya noterden yetkilendirdiği kişi tarafından gelir vergisi yönünden bağlı olunan vergi dairesine yapılacak başvuru ile alınabilecektir.

Şifrenin vergi dairesine başvurularak talep edilmesi halinde, vergi dairesi tarafından muhataba müracaat anında sistemden üretilecek şifreyi ihtiva eden kapalı bir zarf, Teslim Tutanağı karşılığı mükellef veya yetkilendirdiği kişiye verilecektir.

Sistemin kullanılması için mükellef, meslek mensubu ya da meslek odası tarafından kullanıcı kodu ve şifre teminine yönelik olarak yapılan başvuruların değerlendirilmesinde, 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile elektronik beyanname uygulamasına ilişkin ilgili diğer mevzuat dikkate alınacaktır.

Defter-Beyan Sistemine kullanıcı kodu veya Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası (TCKN) ve şifre bilgileri kullanılarak www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden giriş yapılacaktır.

“Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi” “Muhtasar Beyannamesi”, “Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi’’ , “KDV Beyannamesi” ile “Geçici Vergi Beyannamesi”, "Damga Vergisi Beyannamesi", "Özel Tüketim Vergisi Beyannamesi(IV Sayılı Liste)", “Geri Kazanım Katılım Payı Beyannamesi” aracılık ve sorumluluk sözleşmesi imzalanan meslek mensubu tarafından gönderilebilir.

Defter-Beyan Sistemi üzerinden, işletme defteri, çiftçi işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri, amortisman defteri, envanter defteri ve  damga vergisi defteri, elektronik ortamda tutulabilecektir.

Hayır. Sistemi kullanan mükellefler kâğıt ortamında defter tutmayacaklarından herhangi bir şekilde notere defter tasdik ettirmeleri söz konusu olmayacaktır.

Sistem fatura veya serbest meslek makbuzlarının elektronik ortamda düzenlenmesine yönelik bir zorunluluk getirmemektedir.

Söz konusu mükellefler, serbest meslek kazanç defterini Sistemde tutacak olup bilanço esasına göre tutacakları defterlerini Sistem dışında tutacak ve tüm beyannamelerini Sistem dışından mevcut e-Beyanname uygulaması aracılığıyla göndereceklerdir.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra sağ üstte yer alan "İşletme Defterine veya Serbest Meslek Defterine Geç" butonuna tıklandığında ilgili deftere geçiş sağlanmaktadır.

Sisteme giriş yaptıktan sonra sol menüde yer alan “Mali Bilgilerim” başlığı altındaki “Yetki İşlemleri” menüsü üzerinden hangi bilgilerin sözleşeme imzalanan “Meslek Mensubu” ya da “Meslek Odası” tarafından görülmesi isteniyorsa, o bilgiler için yetkilendirme yapılması gerekmektedir.

Bu yetkilendirmenin ardından “Meslek Mensubu” ya da “Meslek Odası” mükellefin sayfasında yer alan “Mali Bilgilerim” başlığı altındaki kendisine yetki verilmiş bilgileri görüntüleyebilir.

Sisteme giriş için ihtiyaç duyulan kullanıcı kodu ve şifre https://ivd.gib.gov.tr adresinde yer alan “Kayıt Ol” bölümünden alınabilir.

Sisteme giriş yaptıktan sonra sol menüde yer alan “Mali Bilgilerim” başlığı altından “Verilen” ya da “Alınan” “e-SM Makbuzu” veya “e-Arşiv Fatura” bilgileri görüntülenebilir. Sisteme giriş için ihtiyaç duyulan kullanıcı kodu ve şifre https://ivd.gib.gov.tr adresinde yer alan “Kayıt Ol” bölümünden alınabilir.

Daha önce Sisteme kaydedilen gelir ya da gider belgeleri güncellenmek istendiğinde, sol menüde “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gelir Listele” ve “Gider Listele” menüleri tıklanarak “Gelir Ayrıntısı” ile “Gider Ayrıntısı” kutucuklarında “Belgeye Git” butonuna basıldığında açılan ekranda “Eklenen Gelirler” ile “Eklenen Giderler” kısmının altına tek tıklanması ile birlikte “Belge Bilgisi” bölümünde “Deftere Kayıt Tarihi”, “Belge Tarihi” ve “Belge Türü” dışındaki alanlar ile “Gelir Kalemleri” ve “Gider Kalemleri” bölümlerinde istenilen değişiklikler yapıldıktan sonra öncelikle “Satır Güncelle” daha sonra “Belgeyi Güncelle” butonlarına tıklanarak belge güncellenebilecektir.

Daha önce Sisteme kaydedilen gelir ya da gider belgeleri silinmek istendiğinde, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gelir Listele” ve “Gider Listele” menüleri tıklanarak “Gelir Ayrıntısı” veya “Gider Ayrıntısı” kutucuklarında “Belgeye Git” butonuna tıklandığında açılan ekranda sağ alt köşede yer alan “Belgeyi Sil” butonuna tıklanarak belge silinebilir.

Sistem içerisinde “Sistem Yönetimi” bölümünden “Defter İşlemleri” menüsü üzerinden kullanılmak istenilen defter türü seçilerek aç butonuna basılıp ilgili defter için onay tarihi belirlenerek defter eklenebilmektedir (öteden beri faaliyetine devam edenler için 1.1.2018 tarihi seçilebilir. Söz konusu defterin ilave olarak başlanılan faaliyete ilişkin olması halinde işe başlama tarihi, yeni vergi türünün -örneğin damga vergisi- açtırılması halinde ise mükellefiyetin başladığı tarih esas alınmalıdır). Damga Vergisi Defterinin kullanılmak istenmesi halinde öncelikle gelir vergisi yönünden bağlı bulunulan vergi dairesinden sürekli damga vergisi mükellefiyetinin açtırılması gerekmektedir. Diğer taraftan, Sistemde sağ üst köşedeki alandan ilgili deftere geçiş yapılabilmektedir.

Serbest meslek adi ortaklıkları, sahip oldukları kullanıcı kodu ve şifre bilgilerini kullanarak Sisteme giriş yapıp, gelir ve gider kayıtlarını işleyerek defterlerini oluşturabilecek ve vermekle yükümlü oldukları beyannameleri Sistem üzerinden gönderebileceklerdir.

Kullanıcı kodu ve şifresi bulunmayan meslek mensupları 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ekinde yer alan “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık Yetkisi Talep Formu”nu, meslek odaları ise 15 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Sirküleri ekinde yer alan “Basit Usulde Vergilendirilen Mükelleflerin Beyannamelerinin Elektronik Ortamda Gönderilmesine Aracılık Yetkisi Talep Formu”nu doldurmak suretiyle bağlı oldukları vergi dairesine müracaat ederek kullanıcı kodu ve şifre temin edebileceklerdir.

Mükellefler adına Sistem üzerinden işlem yapabilmek için meslek mensuplarının bu mükellefler ile 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ekinde yer alan “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi”ni, meslek odalarının ise 486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğin ekinde (Ek:1) yer alan “Defter-Beyan Sistemi Kullanımı Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi (Meslek Odaları ile Basit Usulde Vergilendirilen Üyeleri İçin)”ni imzalamaları ve 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin (V-2) numaralı bölümünde düzenlenen usul ve esaslar çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığına bildirmeleri gerekmektedir.

Hem serbest meslek kazancı hem de işletme hesabı esasına göre tespit edilen ticari kazancı bulunan mükellefler Sistem içerisinde kaydedecekleri gelir ve giderlerini, bunların ilişkili olduğu faaliyetine uygun olarak ilgili deftere kaydedecektir. Kayıtların hangi defteri yapılacağı Sistem içerisinde seçilerek belirlenecektir.

Sistem içerisinde “Sistem Yönetimi” alanında “Kullanıcı Ekle” kısmında alt kullanıcı yetkisi verilmek istenilen kişinin T.C. Kimlik Numarası yazıldıktan sonra, sorgula butonuna tıklanarak, Sosyal Güvelik Kurumuna kayıtlı çalışan-işveren ilişkisi olmak kaydıyla alt kullanıcı tanımlaması yapılabilmektedir. "Kullanıcı Listele" alanından girişi yapılan alt kullanıcı bilgilerine ulaşılabilmekte ve Sistem içerisinden şifre oluşturulduktan sonra “Yetkilendirme İşlemleri” alanından tanımlanmış olan kullanıcılara Sistemin menülerinin kullanımını konusunda yetki verilebilmektedir.

“Meslek odası” veya “meslek mensubu” gelir vergisi yönünden bağlı bulunduğu vergi dairesine başvurarak yanında sigortalı olarak çalışan işçisini Defter-Beyan Sistemine alt kullanıcı olarak tanımlayabilmektedir.

Sistemde alt kullanıcı olarak eklenen Sosyal Güvenlik Kurumuna kayıtlı çalışan personelin beyanname onaylama yetkisi bulunmamaktadır.

Sisteme giriş ekranından ( https://portal.defterbeyan.gov.tr/auth/login) “Alt Kullanıcı” kısmı seçilerek “Ana Kullanıcının Vergi Kimlik Numarası”, “Alt Kullanıcının T.C. Kimlik Numarası” ve Sistem üzerinden üretilen “Şifre” bilgileri ile giriş yapılabilmektedir.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde “Sistem Yönetimi" başlığı altında yer alan “Defter İşlemleri” menüsü tıklanarak,  “Defter İşlemleri”nden” işlem yapılmak istenen dönem ve defter seçilerek, “işlem yap” butonu tıklanır. Diğer taraftan, “Varsayılan Olarak Ayarla” seçimi yapılır ise, tekrar değişiklik yapılıncaya kadar Sisteme her girişte seçilen dönem ve defter üzerinde işlem yapılır.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, sol menüde “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Defter” menüsü tıklanarak defter türü seçilir. Başlangıç ve bitiş tarihlerinden hangi aralıkta defter oluşturulmak isteniyorsa seçim yapılarak “Görüntüle” butonuna basıldığında defter görüntülenebilir.

Sisteme giriş yaptıktan sonra, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Hesap Özeti” menüsü tıklanarak hesaplama türü “ticari” veya “mali” seçilir. Başlangıç ve bitiş tarihlerinden hangi aralıkta hesap özeti oluşturulmak isteniyorsa seçim yapılarak “Oluştur” butonuna basıldığında hesap özeti görüntülenebilir.

Defter-Beyan Sisteminde noter tasdiki aranmayacaktır. İlk defa veya yeniden işe başlama ile sınıf değiştirme hallerinde defterleri kullanmaya başlamadan önce, sonraki faaliyet dönemlerinde ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından elektronik olarak yapılır. Açılış onayı 213 sayılı kanunda öngörülen tasdik hükmündedir.

Defterlere, ait oldukları takvim yılına ilişkin gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken ayı izleyen ikinci ayın sonuna kadar, Başkanlık tarafından elektronik ortamda kapanış onayı yapılır.